Privacybeleid

resolut. als verwerkingsverantwoordelijke

De rechtspersoon achter resolut. (www.resolut.law) is resolut. BV, met zetel te Langenberg 16, 3294 Diest, België (ondernemingsnummer 0756.986.119). U kunt resolut. bereiken via info@resolut.law of via +32/(0)2.400.00.22. Gemakshalve stellen wij ons in dit privacybeleid voor als resolut.

resolut. is verantwoordelijk voor de verwerking van alle persoonsgegevens die u ons als verwerkingsverantwoordelijke verstrekt, volgens de toepasselijke privacywetgeving.

Met het oog op transparantie en volledigheid wijzen wij erop dat wij als advocatenkantoor vertrouwen op de dienstverlening van onze advocaat-medewerkers, die deze gelet op het bijzondere statuut van de advocaat op zelfstandige en strikt onafhankelijke basis verlenen. Bij de verlening van hun diensten aan ons als kantoor en aan onze cliënten, zullen deze personen daarom optreden als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken samen met resolut. Wij zijn met onze advocaat-medewerkers evenwel overeengekomen dat resolut. in het kader van de toepasselijke privacywetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming - AVG) zal instaan voor het informeren van de betrokkenen en het beantwoorden van enige verzoeken in dit verband. Ook in gevallen van voornoemde gezamenlijke verantwoordelijkheid is deze privacyverklaring dus ten volle van toepassing.

 

Verzamelde persoonsgegevens, doel en verwerkingsduur

Wanneer u onze website bezoekt

Wanneer u www.resolut.law bezoekt, maken wij gebruik van cookies op onze website, zoals uitgelegd in ons cookiebeleid.  Aangezien wij enkel die cookies gebruiken die essentieel zijn voor het functioneren van de website, hoeft u deze cookies niet te aanvaarden. 

Wanneer u ons contacteert over een (juridische) kwestie of wanneer u als cliënt of (tegen)partij betrokken bent in het kader van onze (juridische) dienstverlening

Wij zijn advocaten en daarom uiteraard gebonden door een algemene geheimhoudingsplicht. Alle informatie die u ons verstrekt of die wij over u ontvangen in het kader van een dossier, behandelen wij daarom met de grootste vertrouwelijkheid.  De persoonsgegevens die wij verwerken van onze cliënten en van betrokken (tegen)partijen, zijn in hoge mate afhankelijk van het soort dossier dat wij voor onze cliënt behandelen.

Doorgaans omvat dit de mogelijke verwerking van:

• Contactgegevens (bv. naam, telefoonnummer, (beroeps)adres en e-mailadres);
• Identificatiegegevens (bv. rijksregisternummer);
• Persoonlijke bijzonderheden (bv. leeftijd, geslacht, geboortedatum, beroep);
• Familiale gegevens (bv. burgerlijke staat, informatie over familie- of gezinsleden);
• Financiële gegevens (bv. gegevens betreffende inkomen, bezittingen, schuldenlast, activa en passiva vennootschap of vereniging, solvabiliteitsgegevens, loongegevens, toestand onder de sociale zekerheid, etc.);
• Betalings- en facturatiegegevens (bv. bankrekeningnummer, facturen);
• Beeld en geluid (bv. als bewijsmateriaal, in expertises of feitelijke vaststellingen); en
• Gerechtelijke gegevens (bv. gegevens of uitspraken in burgerrechtelijke, administratiefrechtelijke of strafrechtelijke procedures).

resolut. verwerkt hierbij mogelijk ook persoonsgegevens die vallen onder de bijzondere categorieën van persoonsgegevens (bv. gezondheidsgegevens) in de zin van de AVG, of die betrekking hebben op strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten. Deze gegevens worden enkel verwerkt indien dit noodzakelijk is met het oog op het juridisch afdwingen en verdedigen van de belangen van de cliënt in de zin van artikel 9(2)(f) van de AVG of omdat dit noodzakelijk is voor de verdediging van de belangen van de cliënt in de zin van artikel 10, §1, 2° van de wet van 30 juli 2018 inzake de verwerking van persoonsgegevens.

Ten aanzien van cliënten zullen wij uw persoonsgegevens gebruiken om de overeenkomst met u te kunnen aangaan of beëindigen, uw vragen te beantwoorden, en u informatie en advies te verstrekken in juridische en zakelijke aangelegenheden, alsook om u bij te staan in geschillen (bv. beantwoorden (offerte)vragen, nakomen precontractuele verplichtingen, totstandkoming overeenkomst voor juridische dienstverlening, inplannen besprekingen, uitvoering van de specifieke juridische opdracht waarvoor u ons heeft ingeschakeld, opvolging en afhandeling dossier, etc.). Deze verwerking is gebaseerd op uw toestemming en/of de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u zijn aangegaan. 

Ten aanzien van betrokken (tegen)partijen zullen wij uw persoonsgegevens gebruiken om alle nodige maatregelen te kunnen nemen ter verstrekking van de specifieke juridische diensten  waarvoor onze cliënt ons heeft ingeschakeld en ter realisatie van diens juridische aanspraken, al dan niet in de context van een lopend geschil (bv. verzenden ingebrekestelling, poging tot bemiddeling of verzoening, opstellen dagvaardingen, verzoekschriften en conclusies, nagaan van uw financiële situatie of die van uw onderneming in kader van fusie of overname of invordering onbetaalde facturen, begeleiding in kader van onderhandelingen, etc.). Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van onze cliënt, of dat van resolut.

Tot slot kunnen wij bepaalde gegevens van u ook gebruiken (i) om aan onze eigen wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen die op ons rusten als advocatenkantoor (bv. op vlak van gegevensbescherming, anti-witwas, UBO-register of op deontologisch of fiscaal/boekhoudkundig gebied); en (ii) om onze eigen wettelijke rechten te verdedigen. Desgevallend baseren wij de mogelijke verwerking van uw persoonsgegevens op (i) de specifieke wettelijke verplichting ter zake of (ii) ons gerechtvaardigd belang.

Wij bewaren de persoonsgegevens die u ons verstrekt in het kader van onze dienstverlening gedurende een periode van minimaal 5 jaar en maximum 10 jaar nadat u ons voor het laatst heeft gecontacteerd in verband met onze juridische diensten en/of nadat onze overeenkomst voor juridische dienstverlening is beëindigd. Dit ingevolge onze wettelijke verplichtingen hieromtrent, en ter vrijwaring van onze bewijsvoering in geval van een betwisting of in het licht van onze beroepsaansprakelijkheid. Bovendien moet in bepaalde dossiers rekening gehouden worden met lange (al dan niet contractuele) verjarings- of vervaltermijnen.  

Wanneer u bij ons solliciteert

Als u bij ons solliciteert - of u ons nu contacteert via het portaal op onze website of per e-mail of anderszins - verstrekt u ons waarschijnlijk persoonsgegevens in uw sollicitatiebrief en uw cv (zoals: uw naam en adres, contactgegevens, uw diploma's, waar u heeft school gelopen, eerdere jobs, enzovoort). 

Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend gebruiken om te beoordelen of resolut. met u een arbeids-, stage- of samenwerkingsovereenkomst wenst aan te gaan en baseren ons hiervoor op de noodzaak voor de totstandkoming van de overeenkomst. Uw gegevens worden verwerkt gedurende de volledige periode van de selectie- en rekruteringsprocedure.

Indien u niet weerhouden bent voor de functie, verwijderen wij uw gegevens uiterlijk 4 weken na afloop van de selectieprocedure, tenzij wij uw uitdrukkelijke toestemming hebben om uw gegevens op te nemen in onze wervingsreserve. In dit laatste geval bewaren wij uw contactgegevens, sollicitatiebrief en cv gedurende een periode van maximaal 2 jaar na de laatste sollicitatie. Zo kunnen wij u gedurende die periode contacteren in verband met eventuele vacatures die u mogelijk interesseren.  Als u naderhand wilt dat wij deze informatie eerder verwijderen, kunt u ons vanzelfsprekend contacteren opdat wij de informatie uit onze databank verwijderen.

Voor doeleinden van direct marketing

resolut. kan uw persoonsgegevens gebruiken voor direct marketing als u daarvoor toestemming geeft (bijvoorbeeld als u zich abonneert op een nieuwsbrief of inschrijft voor een evenement of studiedag) of op basis van rechtmatig belang als wij een overeenkomst met u zijn aangegaan. 

Wij willen u niet spammen en wij begrijpen het als u liever geen marketingcommunicatie ontvangt.   Als dat het geval is, kunt u ons dat altijd meedelen of kunt u zich uitschrijven uit onze mailinglijst via de link die u onderaan elke direct marketing communicatie kunt vinden.

Als u diensten levert aan resolut.

Als u diensten levert aan of samenwerkt met resolut., komt het ook voor dat u persoonlijke informatie verstrekt, zoals uw contactgegevens (bv. naam, adres, (professioneel) e-mailadres, telefoonnummer, enz.) en eventueel betalings- en facturatiegegevens. resolut. zal deze informatie alleen gebruiken in het kader van het aangaan, uitvoeren of beëindigen van de specifieke overeenkomst met u als onze zakenpartner of in het kader van onze wettelijke verplichtingen en dit op basis van de overeenkomst die u met resolut. bent aangegaan of de specifieke wettelijke verplichting ter zake.  Wij bewaren deze informatie zolang dit noodzakelijk is met het oog op een correct en efficiënt beheer van onze samenwerking. Na de beëindiging van onze overeenkomst houden wij uw gegevens gedurende een periode van maximum 10 jaar bij in het licht van eventuele betwistingen of onze potentiële aansprakelijkheid.

Oorsprong van uw persoonsgegevens

Voor cliënten, zakenpartners en sollicitanten geldt dat wij uw gegevens voornamelijk rechtstreeks van u verkrijgen. Wij kunnen echter niet uitsluiten dat wij bepaalde van uw gegevens in specifieke omstandigheden onrechtstreeks verkrijgen, van openbare bronnen (bv. opzoeking KBO) of van derden (bv. via de onderneming waar u werkzaam bent, via opvraging vonnissen en arresten bij rechtbanken en hoven). Indien u als raadsman optreedt voor een betrokken partij, is het mogelijk dat wij uw gegevens verkrijgen via gerechtelijke documenten of via uw kantoor. Voor sollicitanten geldt dat wij bijkomend mogelijk uw profiel raadplegen op professionele sociale mediakanalen.

Voor betrokken (tegen)partijen geldt dat wij uw gegevens gedeeltelijk van u rechtstreeks verkrijgen (bv. rechtstreeks overleg met het oog op het komen tot een minnelijke oplossing). Daarnaast verkrijgen wij uw gegevens mogelijk ook in hoge mate van publieke bronnen (bv. de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Centraal Bestand van berichten van Beslag, het Belgisch Staatsblad, publicaties op de website van de Nationale Bank van België of via andere publiek raadpleegbare informatie) of van derde partijen, waaronder onze cliënt, uw eigen raadsman, of andere betrokken partijen in een dossier. Wij zullen uw gegevens hierbij enkel opvragen en opnemen in onze dossiers voor zover dit relevant en noodzakelijk is in het licht van een specifieke opdracht die wij uitvoeren voor onze cliënt.

 

Beschermings- en bewaarmaatregelen

Wij nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens persoonlijk en vertrouwelijk blijven. resolut. werkt hard om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde toegang of openbaarmaking.  Zo nemen wij maatregelen in onze organisatie om ervoor te zorgen dat de toegang tot uw gegevens wordt beperkt tot de werknemers of aangestelden die toegang moeten hebben om ons te helpen bij de verwerking ervan.  Wij hebben ook passende technische voorzorgsmaatregelen genomen om verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens te voorkomen.

Uw gegevens blijven bij resolut. zoveel mogelijk bewaard binnen de Europees Economische Ruimte (EER). Het is echter mogelijk dat uw gegevens in bepaalde gevallen en in beperkte mate, bij het gebruik van bijkomstige softwaretools, buiten de EER verwerkt worden. Dit zal uitsluitend gebeuren in of vanuit landen waarvan de Europese Commissie heeft bevestigd dat ze een passend beschermingsniveau van uw gegevens waarborgen, of wanneer andere maatregelen genomen zijn om de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren.

 

Overdracht aan derden

resolut. zal uw persoonsgegevens nooit aan een andere partij verkopen. De website van resolut. kan links bevatten naar en van websites van derden. Als u een link volgt naar een van deze websites, gelieve er dan rekening mee te houden dat deze websites hun eigen privacybeleid hebben. Raadpleeg eerst dit privacybeleid voordat u persoonsgegevens aan dergelijke derden overdraagt. 

resolut. doet een beroep op een aantal externe gegevensverwerkers, bijvoorbeeld voor facturering en tijdsregistratie, voor boekhoudkundige doeleinden, en voor IT-beveiliging en websiteonderhoud.  resolut. heeft met haar externe gegevensverwerkers een verwerkersovereenkomst die hen verplicht om uw persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen en alleen te verwerken op basis van onze aanwijzingen en voor de desbetreffende doeleinden waarvoor deze gegevens gedeeld werden.  De gegevens mogen bijgevolg niet voor andere doeleinden gebruikt worden en de gegevensverwerkers zullen ook voldoende voorzorgsmaatregelen moeten nemen om verlies of onrechtmatige verwerking van uw gegevens te voorkomen. 

Voor het overige geeft resolut. uw gegevens niet door aan derden, tenzij wanneer dit strikt noodzakelijk is in het licht van hogervermelde doeleinden (bv. in functie van een specifiek dossier), of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Dergelijke doorgiften gebeuren steeds met inachtname van het beginsel van proportionaliteit en na een zorgvuldige afweging in het licht van het concrete dossier. Bijvoorbeeld:

• Indien u een cliënt of betrokken partij bent, kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens moeten doorgeven aan uw tegenpartij of diens raadsman, al dan niet op uw vraag of in het kader van de naleving van onze deontologische informatieplicht.
• Voor zover vereist voor de efficiënte verdediging van de belangen van onze cliënt of onze eigen belangen in het kader van een eventueel juridisch geschil is het mogelijk dat wij gegevens delen met overheidsorganen, gerechtelijke instanties en beoefenaars van gereglementeerde beroepen (bv. gerechtsdeurwaarders, notarissen, boekhouders, externe advocaten en bij wet geregelde databanken).
• Indien wij wettelijk of deontologisch verplicht zijn gegevens te delen met de autoriteiten of indien wij gegevens moeten delen om te voldoen aan een afdwingbaar verzoek van de overheid, zullen wij de gegevens delen waar de autoriteiten om vragen, waaronder mogelijk uw persoonsgegevens.
• Indien een andere onderneming beslist om alle of een deel van de aandelen van resolut. te kopen of indien resolut. fuseert met een andere onderneming, is het uiteraard mogelijk dat wij uw gegevens aan dat bedrijf moeten overdragen.  Deze onderneming neemt dan alle verplichtingen uit hoofde van dit privacybeleid over.

 

Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te zien en u kunt ons verzoeken u een overzicht toe te zenden van de persoonsgegevens die over u zijn verwerkt.  Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u vindt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt, of u vindt dat deze verwerking onnodig was, dan kunt u ons ook vragen om uw persoonsgegevens te wijzigen, aan te vullen of te wissen uit onze databanken.  Krachtens de toepasselijke privacywetgeving heeft u ook het recht om de verwerking te beperken, het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.  Wanneer resolut. uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, heeft u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken.

Heeft u nog andere privacybekommernissen of wil u uw rechten uitoefenen? Contacteer ons dan door een brief te zenden naar resolut. BV, Langenberg 16, 3294 Diest, of een e-mail naar info@resolut.law.

Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient, zullen wij bij twijfel aan uw identiteit, vragen om deze te verifiëren. Wij zullen in dit geval verzoeken om documenten over te maken die uw identificatie zonder redelijke twijfel mogelijk maken, zoals een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart. Dit doen wij om te voorkomen dat uw gegevens in de verkeerde handen zouden terechtkomen. Het volstaat dat op dergelijke kopie uw naam en geboortedatum duidelijk leesbaar zijn. De andere gegevens mag u dan ook schrappen.

De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek echter kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.

In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van 1 maand na ontvangst van uw verzoek op de hoogte van het gevolg dat hieraan wordt gegeven. In geval van complexe of veelvuldige verzoeken, kan deze termijn verlengd worden naar 3 maanden

Wij doen ons best om al uw vragen zo snel mogelijk te beantwoorden en staan altijd open voor feedback.  Als u zich toch ontevreden zou voelen over de manier waarop wij met uw privacy(verzoeken) omgaan, kunt u altijd een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.  U kunt de contactgegevens van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit vinden op haar website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

 

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze website. De datum waarop deze privacyverklaring voor het laatst gewijzigd is, kan u bovenaan terugvinden. In geval van een substantiële wijziging van de privacyverklaring, zullen wij de betrokkenen op wie dit een impact kan hebben, hiervan zo mogelijk rechtstreeks informeren.